Absolventenportal

Mit der Realisierung des Absolventenportals soll ein wichtiger Schritt für eine interaktive Kommunikation zwischen Hochschule und ihren Absolventen getan werden.

Als wichtigstes Ziel ist die Aufrechterhaltung des Kontaktes der Hochschule zu ihren ehemaligen Studenten und umgekehrt zu sehen. Dazu ist es erforderlich Daten über Absolventen zu speichern, aber bedingt durch die immer kürzer werdende Gültigkeitsdauer von persönlichen Informationen, wie z.B. Anschrift oder E-Mail Adresse, müssen diese Daten einer immerwährenden Aktualisierung unterzogen sein. Denn nur so ist es der Hochschule und deren Mitarbeitern möglich, jederzeit ihre Absolventen auf verschiedenen Kommunikationswegen zu erreichen und ihnen z.B. Neuigkeiten über die Hochschule mitzuteilen, Einladungen für diverse Veranstaltungen zu versenden oder etwas über ihren Werdegang zu erfahren. Das Absolventenportal kann weiterhin einen Teil zur Traditionspflege an der Hochschule beitragen.

Ebenso soll die ADB der Kontaktpflege der Absolventen untereinander dienen. Das Versenden von Benachrichtigungen, Austausch privater sowie beruflicher Informationen oder die Organisation und Einladung zu Treffen sind hier als mögliche Anwendungen zu sehen.

Des weiteren soll die Datenbank dem Hochschularchiv (Dezernat für Studienangelegenheiten, BÖTT, Förderkreis 1867 e.V.) zur Verfügung gestellt werden und bei der Erledigung entsprechender  Aufgaben helfen. Der Zugriff auf eine gemeinsam genutzte Datenquelle sollte als Rationalisierungsvorteil verstanden werden.

Um einen finanziellen bzw. zeitlichen Mehraufwand der Hochschule zu vermeiden, soll die Pflege der persönlichen Daten von den Absolventen in Eigenverantwortung durchgeführt werden. Hierfür wird es im Absolventen-Web  internetbasierende Anwendungen bzw. Funktionen geben. Trotzdem wird es notwendig sein, dass die Hochschule gewisse Aufgaben bezüglich Pflege und Aktualisierung des Internetauftritts des Absolventenportals übernehmen muss.

Ziel ist es also, ein Medium zu schaffen, das von den Absolventen und der Hochschule gleichermaßen genutzt werden kann und sollte.

Die Grundlage des Projektes bildet die zu erstellende Absolventendatenbank. Die Struktur sollte im Vorfeld genau definiert werden, um zu gewährleisten, dass jetzige Anforderungen erfüllt werden aber auch Möglichkeiten einer zukünftigen Anpassung vorhanden sind. 

Ein möglicher Realisierungsvorschlag könnte wie folgt aussehen: Die Daten werden in einer MySQL Datenbank abgelegt. Als Speicherort könnte der Datenbankserver der Hochschule dienen.

Für eine Arbeit mit der Datenbank und der enthaltenen Daten ist es erforderlich ein entsprechendes Umfeld in Form des Absolventen-Webs zu schaffen. Mit Hilfe dieser neu zu gestaltenden Inter- bzw. Intranetseiten soll ein einfacher und dennoch komfortabler Zugriff auf angebotene Funktionen (Dienste) ermöglicht werden. Besonderer Wert muss hierbei auf Nutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Funktionalität und eventuelle Erweiterbarkeit gelegt werden.

Die Datenbank und die Webseiten bilden somit das Absolventenportal.

Die aufgenommenen Daten können in verschiedene Kategorien unterteilt werden

• statische Daten, werden nach Eintrag nicht mehr verändert um eine eindeutige Nutzeridentifikation zu ermöglichen, besonders in Hinsicht auf Namensänderung durch Heirat
• aktuelle persönliche Daten, sind veränderbar und sind vor allem für die Kontaktaufnahme erforderlich
• allgemeine Dienstdaten, sind variabel und werden für Funktionen des Absolventen-Webs benötigt oder dienen der Speicherung bestimmter dienstübergreifender Merkmale  
• dienstspezifische Daten, sind für die Nutzung der Datenbank durch Einrichtungen der Hochschule vorgesehen und bedürfen noch einer genaueren Festlegung

Wer soll Zugriff auf die Daten haben bzw. wie kann dieser erfolgen?

Es wäre denkbar, dass jeder Nutzer ein Login und ein Passwort bei Ersteintrag oder Anmeldung erhält. Damit hat er Zugriff auf seine persönlichen Daten und kann diese bei Bedarf verändern, außerdem hat er gleichzeitig Lesezugriff auf Daten anderer Nutzer sofern diese entsprechende Freigabeebenen aktiviert haben.

Ebenfalls möglich ist die Festlegung von ein oder zwei Personen, die für die Daten ihrer Seminargruppenmitglieder zuständig sind. In diesem Fall stellen sich jedoch noch Fragen bezüglich Datenschutz und Rechtsgrundlage.

Um die Datenbank auch innerhalb der Hochschule nutzen zu können, müssen Einrichtungen wie BÖTT, Archiv, Dezernat für Studienangelegenheiten und andere ebenfalls Zugang zur Absolventendatenbank und zu betreffenden Daten haben.

Für eine Nutzung der Absolventendatenbank ist es notwendig eine Reihe von Dienste zu implementieren, diese können in drei Kategorien unterteilt werden

• Dienste zur Datenbeschaffung und Datenpflege
• Dienste zur Datennutzung
• interne Dienste für das Funktionieren des Absolventenwebs

Folgende Auflistung einzelner Dienste und Funktionen sollte als Realisierungsvorschlag gewertet werden.

• Datenbeschaffung und Datenpflege
• Datenspeisung aus HIS- Datenbank, Archivdatenbank
• Manuelles Datensatzerstellung
• Datenaktualisierung durch Nutzer
• Datenaktualisierung durch Hochschule

Datennutzung

Im Zusammenhang mit der Datennutzung kann es vorkommen, dass bestimmte Dienstbezeichnungen im Plural verwendet werden. Die Ursache hierfür liegt in der Verwendung mancher Dienste in jeweils abgewandelten Formen für verschiedene Nutzergruppen bzw. zur Lösung ähnlicher Aufgaben.

• Suchfunktion(en)
• E-Mail Funktionen
• Serienbrieffunktionen
• Call-Center Dienst
• Kurznachrichtendienst
• Datenexportfunktion
• Informationsdienste
• Organisationsdienst
• Neuigkeitenfunktion

für die Funktion des Absolventenwebs

• Anmeldung ans Absolventenportal
• Funktionen für Datenimport bzw. Konvertierung
• Statistik
• Rückfragefunktion

1. Wie aktuell sind die Daten im Hochschul-Archiv und in der HIS-Datenbank?
2. Wer wird zusätzlich in die Datenbank aufgenommen? Studenten ohne Abschluss, ehemalige Professoren, Mitarbeiter?
3. Wann erfolgt die Übernahme der Daten? Sinnvoll wäre die Eintragung vor dem Praktikumsemester, da zu diesem Zeitpunkt bereits die einzelnen Seminargruppenmitglieder getrennte Wege gehen.
4. Welche Dienste, Funktionen, Anbindungen sind für Archiv, BÖTT, Dezernat für Studienangelegenheiten, Förderkreis 1867 e.V. u.a. zu realisieren?
5. Stimmt das Archiv dem Vorschlag zu, die Absolventendatenbank über das Absolventenportal zu nutzen bzw. mit zu pflegen und die bisher genutzte Archivdatenbank stillzulegen?
6. rechtliche Grundlagen bezüglich Dateneintrag; Welche Daten können ohne Einwilligung der Absolventen eingetragen bzw. angezeigt werden?
7. Zugriffsrechte der beteiligten Einrichtungen
8. Wer übernimmt die Authentifizierung von Absolventen bzw. wie erfolgt diese, wenn ein Aufnahmewunsch vorliegt, die betreffenden Daten aber aus keiner Hochschuldatenquelle entnommen werden können? 
9. Wo sind die Daten der Studenten aus Rosswein?
10. Sind Matrikelnummer plus Hochschullogin ausreichend um eindeutig eine Person zu kennzeichnen?
11. Gibt es eine zeitliche Begrenzung der Datenspeicherung?
12. Sollte es eine Art Absolventenportal-Ordnung geben, die von den Absolventen akzeptiert werden muss.
13. Frage aus Pietätsgründen. Was ist im Todesfall eines Absolventen? Erfolgt Kenntlichmachung, Löschung oder Stillegung, sprich Daten werden nur noch für Verwaltungszwecke genutzt?
14. Sollten Informationen über Diplomarbeit (Thema, etc.) aufgeführt werden?
15. Welche zusätzlichen Möglichkeiten einer Bereicherung des Internetauftritts gibt es? (schwarzes Brett für Informationen, Jobangebote)