AGIsync-Programmbeschreibung
Programmbeschreibung
AGIsync ist ein Programm für die Synchronisation des Intranet-Terminkalenders mit Outlook. Neben der Synchronisation der Termine und Terminserien werden zusätzlich noch der Stundenplan des Dozenten bzw. Studenten, der aktuelle Semesterzeitplan (Unterrichtszeit, Prüfungszeit, Semesterpause), Feiertage und Unterrichtsfreie Tage sowie Kontakte nach Outlook übertragen.
Soll AGIsync außerhalb des Hochschulnetzes betrieben werden, ist eine aktive VPN-Verbindung notwendig!
Sind Sie nicht ständig online, können Sie trotzdem Termine synchronisieren (z.B. Stundenplan- und Prüfungstermine). Wenn Sie nicht online sind, müssen Sie beim Start von Outlook im AGIsync-Anmeldefenster beenden klicken. Damit wird Outlook ohne AGIsync ausgeführt.
Um Termine einmalig zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:
- Starten der Internetverbindung und der VPN-Clientsoftware
- Outlook starten, am AGISync-Server anmelden
- Warten bis Synchronisation erfolgt ist (Schrift im AGIsync-Symbol in der Taskleiste ist blau)
- Outlook beenden
- VPN-Clientsoftware und Internetverbindung beenden
Optionen
Unter dem Punkt "Optionen" können Sie die automatisch zu synchronisierenden Termine verwalten.
Bild 1 zeigt die Einstellungsmöglichkeiten von AGIsync. Die Rubrik "Server zu Outlook" kennzeichnet die Synchronisationsrichtung vom Intranet nach Outlook. Die einzelnen Einstellungen bedeuten:
- Termine:
Termine aus dem persönlichen Intranet-Terminkalender, welche durch den Nutzer selbst oder durch berechtige Personen eingetragen wurden. - Terminserien:
Terminserien aus dem persönlichen Intranet-Terminkalender, welche durch den Nutzer selbst oder durch berechtigte Personen eingetragen wurden. - Gruppentermine:
Gruppentermine aus dem persönlichen Intranet-Terminkalender, welche durch den Nutzer selbst oder durch berechtigte Personen für eine Intranet-Gruppe eingetragen wurden. - Abgestimmte Beratungen:
Termine aus dem persönlichen Intranet-Terminkalender, welche durch das Intranet-Beratungsmanagement angelegt und nach erfolgter Abstimmung festgesetzt wurden. - Terminvorschläge:
Termine aus dem persönlichen Intranet-Terminkalender, welche durch das Intranet-Beratungsmanagement als Vorschläge erzeugt wurden und zur Abstimmung bereit stehen. - Feiertage & Unterrichtsfreie Tage:
Feiertage für Sachsen und Unterrichtsfreie Tage der Fachhochschule Mittweida, welche aus dem Intranet ermittelt werden und in Outlook als ganztägige Termine eingetragen werden. - Semesterzeiträume:
Semesterzeitpläne, welche aus dem Intranet ermittelt werden und in Outlook als Wochentermine eingetragen werden. Dabei stehen Informationen wie z.B. aktuelle Kalender-Woche, Prüfungszeitraum, 1. oder 2. Woche des Stundenplans zur Verfügung.
Die Synchronisation der Intranet-Termine mit Outlook erfolgt Timergesteuert. Das Synchronisationsintervall kann hierfür zwischen 1 Minute und 15 Minuten eingestellt werden.Die Rubrik "Outlook zu Server" kennzeichnet die Synchronisationsrichtung von Outlook ins Intranet. Die einzelnen Einstellungen sind:
- Termine:
Outlooktermine, welche durch den Nutzer angelegt wurden. - Terminserien:
Outlookterminserien, welche durch den Nutzer angelegt wurden.
Eine Kurzhilfe zu den einzelnen Optionen kann mittels der rechten Maustaste auf die jeweilige Rubrik dargestellt werden.
Aktionen
Der Punkt "Aktionen" ermöglicht es manuelle Vorgänge durchzuführen.
Bild 2 zeigt die manuell durchführbaren Aktionen von AGIsync. Die Rubrik "Kontakte" kann zur Generierung von Kontaktinformationen in Outlook verwendet werden. Somit können Sie z.B. schnell und einfach eine Gruppen-E-Mail an Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung oder an eine Seminargruppe schicken.
Der Button "Mitarbeiter-Kontakte Eintragen/Löschen" generiert unter ihrem Kontaktordner in Outlook einen zusätzlichen Ordner "HTWM-Mitarbeiter" in dem alle Mitarbeiter der Hochschule Mittweida als Kontakt eingetragen werden. Hierbei können Informationen wie Titel, Abteilung, Büro, Rufnummer, Fax, ein Bild (nur für Outlook 2003) und die E-Mailadresse abgerufen werden.
Der Button "Seminargruppen-Kontakte Eintragen/Löschen" generiert unter ihrem Kontaktordner in Outlook für jede Seminargruppe einen entsprechenden Kontaktordner. Die für Sie verfügbaren Seminargruppen-Kontakte werden anhand Ihrer Intranet-Rechte ermittelt.
Die Rubrik "Manuelle Synchronisation vornehmen" kann für die sofortige Synchronisation zwischen Intranet- und Outlookterminen verwendet werden. Dies ist z.B. nützlich wenn das von ihnen eingestellte Synchronisationsintervall einen hohen Wert aufweist.
Synchronisierung
Der Punkt "Synchronisierungen" zeigt alle automatisch durchgeführten Synchronisierungen an.
In Bild 3 sind automatisch durchgeführte Synchronisationsmeldungen dargestellt. Hierbei wird immer die Zeit der Synchronisation ([14.09.2005 09:19:46]), die Synchronisationsrichtung (INSERT SERVER --> OUTLOOK) und eine nähere Beschreibung (Feiertage & Unterrichtsfreie Tage) angezeigt.
